• Координировать работу по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организовать документооборот офиса. • Организовать и проводить деловые переговоры (планировать деловые встречи, определять линию деловых переговоров, управлять переговорами с соблюдением правил этикета, анализировать результаты деловой встречи). • Ведение телефонные переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, прием и отправка факса). • Ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), вести деловую переписку, обеспечить рассылку необходимых материалов. • Обеспечить подготовку и организацию работы офиса: осуществлять руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организовать проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим). • Организовать подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса. • Разрабатывать правила поведения в офисе, обеспечивать работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.). • Руководить работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределять обязанности между ними, доводить до сведения работников принятые решения, определять степень ответственности работников, разрабатывать стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализировать эффективность работы, осуществлять контроль за исполнением принятых решений. • Организовать работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, прием и отправка факса); контролировать культуру речи секретарей (операторов). • Разрабатывать и вести бюджет расходов на офисные нужды. • Организовать обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализировать и определять потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составлять план на канцтовары, расходные материалы и др., проверять наличие канцтоваров и расходных материалов; анализировать предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивать размещение заказа у поставщиков; заключать договора). • Определять порядок получения товарно-материальных ценностей, оформлять доверенности, организовать платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформлять платежные документы. • Организовать приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса. • Обеспечить хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организовать учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса. • Назначать работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определять схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому. • Организовать использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществлять контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызвать специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания. • Осуществлять инвентаризацию хозяйства офиса. • Осуществлять контроль за трудовой дисциплиной ников. |