Административный директор

Имя

Ямукова

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Люберцы

Заработная плата

По договоренности

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

15 лет 6 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

47 лет   (8 августа 1977)

Опыт работы

Период работы

январь 2017 — январь 2019   (2 года 1 месяц)

Должность

Административный директор

Компания

Publicis Groupe (ООО "Стар Ричерз" LEO BURNETT GROUP RUSSIA)

Обязанности

Культурно деловой центр "Большевик", класс А.

Общая арендуемая площадь - 10 000 кв.м.

Общая численность работников до-1000 человек.

-Операционное и стратегическое управление процессами административного, хозяйственного, документационного и организационного сопровождения и обеспечения деятельности агентства.

-Бюджетирование, распределение, контроль использования бюджетных средств, оптимизация затрат (умение качественно выполнять задачи в рамках выделенных бюджетов).

-Эффективное выстраивание коммуникации между подразделениями агентства.

-Контроль/статусы по всем ключевым административным проектам осуществляемые отделом Facilities- обслуживание "внутреннего клиента", договоров эксплуатации, ТО, клининг. Формирование замечаний/документооборот/отчеты о проделанной работе.

-Контроль функционирования и эксплуатации офисных помещений.

-Соблюдение и контроль исполнения правил пожарной безопасности, охраны труда, эвакуация работников, обучение работников, обязательных инструктажей и других норм и требований.

-Реализация и контроль исполнения проекта по раздельному сбору мусора в офисе.

-Учетно-инвентаризационные функции.

-Организация перемещения работников, включая планирование рабочих мест в соответствии с планом найма, обработка заявок связанных с организацией рабочих мест.

-Формирование команды, контроль работы (офис-менеджеры, секретари, курьеры, дежурные, водители)

-Полный цикл делопроизводства секретариата (поддержка руководителей и работников агентства, организация и ведение документооборота/организация работы курьерской службы/такси/пропусков/ прием входящих телефонных звонков/ организация встреч/ведение календарей переговорных комнат и т.д)

-Организация и проведение Event-мероприятий для работников/клиентов, конференций, детских новогодних мероприятий, корпоративные подарки.

-Администрирование поставщиков и исполнение договорных обязательств (услуги такси, курьерские услуги, кейтеринг, клининг, транспортное обеспечение (лизинг).

-Контроль закупки мебели, бытовых, хозяйственных и канцелярских товаров, продуктов питания, лекарственных препаратов и т.д

-Проведение переговоров с поставщиками на предмет оптимизации цен и прочих условий.

-Полный цикл документооборота: согласование/подписание договоров, пролонгация, контроль оплаты, закрывающие/отчетные документы.

-Взаимодействие с IT отделом (мобильная связь, инвентаризация офисного оборудования,

выдача офисного оборудования работникам (телефоны, компьютерная техника и т.д).

-Взаимодействие в HR-отделом (организация собеседований/совместный отбор/оценка и мотивация админ.работников).

-Внедрение Политик /стандартов и контроль исполнения:

• Положение о предоставление мобильной связи.

• Положение о использование корпоративного такси.

• Процедуры для работы секретарей.

• Правила пользования курьерскими службами и Почта России.

• Правила проведения некорпоративных мероприятий в офисе.

• и другие нормативные документы и Правила.

-Взаимодействие с Landlord и УК по общим вопросам функционирования БЦ и их эксплуатационными службами.

-Контроль своевременной оплаты аренды и коммунальных услуг и другие взаимодействия в рамках операционной деятельности.

-Организация косметических ремонтов офисных помещений.

-Работа с технологическими картами и сметами от подрядчиков. Полный документооборот проектов.

-Участие в разработке проектов с архитектурными дизайн-агентствами.

-Реализация дизайнерского ремонта кабинетов руководителей группы/переговорных комнат /зон отдыха.

-Организации офисного пространства в период проведения чемпионата мира по футболу 2018.

Период работы

сентябрь 2015 — январь 2017   (1 год 5 месяцев)

Должность

Заместитель административного директора

Компания

Publicis Groupe (ООО "Стар Ричерз" LEO BURNETT GROUP RUSSIA)

Обязанности

Обеспечение технической и административной поддержки работы офиса.

-Организация работы (офис-менеджеры, административных ассистентов, секретариата, тревел ассистентов, курьеров, водителей-организация эксплуатации корпоративных автомобилей).

-Ежемесячный контроль за бюджетными расходами на содержание офиса.

-Управление арендными отношениями (взаимодействие с Арендодателем и техническими службами БЦ).

-Разработка, согласование, заключение и сопровождение договоров, контроль договорных отношений (такси, курьерские службы, лизинг, мобильная связь, клининг, и т.д)

-Ответственность за пожарную/электробезопасность и охрану труда.

-Проведение специальной оценки условий труда (СОУТ).

-Полная административная поддержка проектов.

-Полный документооборот.

-Travel-поддержка работников (бронирование билетов, отелей, трансферов; визовая поддержка, ведение бюджета на командировки; взаимодействие с компанией-провайдером travel-услуг).

-Корпоративная мобильная связь (выдача сим-карт, контроль оплаты счетов).

-Оптимизация складских площадей.

-Разработка соответствующих нормативных документов для арендуемых площадей.

-Организация работы и эффективное построение отдела.

Период работы

апрель 2013 — сентябрь 2015   (2 года 6 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

Publicis Groupe (ООО "Публисис Россия")

Обязанности

-Поддержание жизнедеятельности офиса, площадь-1 500кв.м2 (обеспечение работников необходимым оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, канцелярскими принадлежностям, организация корпоративной парковки и т.д)

-Полное сопровождение административных договоров (клининг, курьерские службы, транспортные услуги, лизинговые компании (офисный автопарк)и т.д).

-Регулярный мониторинг рынка поставщиков и услуг.

-Контроль над своевременным предоставлением всех отчетных документов.

-Организация переезда компании в новый БЦ (оснащение рабочих мест, участие в разработке интерьеров помещений, контроль проектно-сметной документации и т.д)

-Управление арендными отношениями (контроль исполнения договора аренды, взаимодействие с -Арендодателем и техническими службами БЦ).

-Оптимизация расходов на административно-хозяйственные нужды.

-Постановка, распределение и контроль исполнения задач (офис-менеджер, административный ассистент, секретари, водители, курьеры, кофе-леди).

-Эффективное обеспечение учетно-инвентаризационных функций (включая офисную мебель, оборудование, склад).

-Организация клиентских мероприятий и ежегодных корпоративных мероприятий.

-Организация детских новогодних мероприятий для детей сотрудников.

Период работы

сентябрь 2012 — февраль 2013   (6 месяцев)

Должность

Руководитель административно-хозяйственного отдела

Компания

Вертикаль, группа компаний

Обязанности

-Организация переезда компании в новый БЦ.

-Общее руководство административными службами.

-Взаимодействие с административными и инженерными службами здания.

-Организация оформления необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг.

-Организация работ по благоустройству офиса и прилегающих территорий.

-Распределение и контроль исполнения задач (офис-менеджер, секретари, водители, курьеры, уборщицы).

Период работы

ноябрь 2008 — сентябрь 2012   (3 года 11 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ООО "Контакт-Персонал"

Обязанности

-Поддержание жизнедеятельности офиса (организация закупок/выдачи канцелярских товаров, заказ питьевой воды, закупок чая, кофе, моющих средств и т.д).

-Планирование, координирование и контроль деятельности, административных служб (ресепшен, водители, курьеры, клининговая служба).

-Разработка, документирование, ввод в действие и поддержание процедур, обеспечивающих эффективный процесс работы офиса, включая закупки необходимых материалов.

-Взаимодействие с лизинговыми компаниями (заключение договоров на покупку новых автомобилей, контроль документооборота, возврата автомобилей).

-Страхование автопарка компании (ведение договоров, открепление и прикрепление), контроль оплаты счетов, получение документов.

-Эффективное обеспечение учетно-инвентаризационных функций (включая офисную мебель, оборудование, склад).

-Осуществление эффективной коммуникации и взаимодействие с внешними службами/подрядчиками (арендодатели, курьерские, транспортные службы, телекоммуникационные службы, строительные, клининговые, кейтеринговые компании).

-Регулярный мониторинг рынка поставщиков и услуг.

-Организация новых рабочих мест, переезда, перепланировка офиса, контроль и проведение ремонтных работ.

-Участие в процессе подбора, оценки и мотивации административного персонала (водители, ресепшен, курьеры, административные ассистенты).

-Организация корпоративных мероприятий и тренингов.

-Взаимодействие с административными и инженерными службами бизнес-центра по текущим проектам; контроль за соблюдением договорных обязательств по аренде.

Период работы

июль 2003 — ноябрь 2008   (5 лет 5 месяцев)

Должность

Административный ассистент

Компания

ООО "Публисис Юнайтед"

Обязанности

Организация хозяйственных работ в офисе и поддержание порядка.

-Контроль и администрирование физического и технического состояния помещений.

-Ведение административно-хозяйственных договоров и мониторинг поставщиков.

-Организация питания сотрудников офиса.

-Заказ авиа и ж/д билетов.

-Контроль сервисных договоров на обслуживание автомобилей, создание планов по ремонту, страховки и ТО; контроль состояния автопарка; координация парковочных мест.

-Организация ежегодных корпоративных мероприятий компании.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2009 год

Учебное заведение

Ленинградский государственный университет им. А.С. Пушкина, Санкт-Петербург

Специальность

Юриспруденция/ Специальность Гражданско правовая.

Дополнительная информация

Водительские права

Категория B

Командировки

Готова к командировкам

Курсы и тренинги

2018

ИД" Администрация"

Журнал "Административный директор", Конференции"Управление административными проектами"

2016

Учебно-сертификационный центр "Гармония"

АНО ДПО УСЦ "Гармония", "Пожарно-технический минимум" и электробезопасности.

2016

Ассоциация "Объединение административно-хозяйственных профессионалов

АХП, Обучающие конференции для административных руководителей

Навыки и умения

Организаторские навыки

Управление проектами

Документальное сопровождение

Обеспечение жизнедеятельности офиса

Деловая коммуникация

Управленческие навыки

Делопроизводство

Бюджетирование

Техническая эксплуатация

Обо мне

Знание принципов организации эффективной деятельности административно-хозяйственного отдела, функций и направлений, опыт работы более 15 лет.

Высокая нацеленность на достижение результатов по намеченным целям (в полном объеме, точно в срок), ответственное отношение к задачам, лидерство, умение эффективно управлять командой, высокий уровень организаторских способностей. Желание работать.